2018-04-23

Blev lönen fel i BL Lön Plus?

I BL Lön Plus går det inte att återställa en lön på samma vis som i ”lilla” BL Lön, detta pga semesterhanteringen som annars kan bli fel. Så vad gör man då om det blivit fel på en lön i Lön Plus? Här nedan listar vi olika tillvägagångssätt.

Förebyggande

Det bästa är såklart att förebygga så långt det går. Efter en löneregistrering rekommenderar vi att man skriver ut en kontrollista innan man skriver ut lönebeskeden och uppdaterar lönen. Gå igenom kontrollistan rad för rad och jämför mot underlaget och kolla att siffrorna är rimliga. Gör ändringar vid behov. När du har kontrollerat att alla löner är korrekta går du vidare och uppdaterar lönerna, men om du arbetar lokalt rekommenderar vi att du först tar en säkerhetskopia av företaget. Om du har programmet inställt på att ta säkerhetskopior löpande kommer du att få en fråga om detta i samband med uppdateringen, svara då Ja. Ett annat tips (om man är ute i god tid) är att vänta lite med uppdateringen och låta de anställda hinna kolla sina lönebesked först, då är det lättare att göra ändringar om något fel upptäcks.

Om ni använder Digitala Företaget Lönebesked kan det vara bra att känna till att det är när lönebeskeden skrivits ut (eller fått en utskriftsmarkering) som lönebeskeden visas i appen. Du behöver alltså inte uppdatera lönebeskeden för att de anställda ska se dem.

Om det ändå blev fel

Alt 1) Återställa säkerhetskopia

Om du inte har hunnit göra så mycket ändringar i programmet efter uppdateringen kan du återställa säkerhetskopian som togs. Detta gör du under Arkiv – Säkerhetskopiering, välj den säkerhetskopieringsmetod du använder dig av t.ex. Intern säkerhetskopiering. Välj den säkerhetskopia som togs i samband med uppdateringen i listan över Sparade säkerhetskopior och klicka på knappen Återställ. Om dina databaser sparas i molnet kan du kontakta oss för åtkomst till den senaste säkerhetskopian innan löneuppdateringen. Du kan sedan gå in i löneregistreringen igen och rätta till felen. Skriv ut nytt lönebesked och uppdatera lönerna. OBS! Om du hunnit göra ändringar i programmet efter att säkerhetskopian togs så måste du lägga in dem på nytt då även dessa återställs (tänk på att även andra programdelar än lön berörs).

Alt 2) Extra utbetalning

Om den anställde har fått för lite i lön eller ersättning, eller om en anställd inte har kommit med i ordinarie lönekörning, kan man också göra en extra lönekörning för endast den berörda personen. Gå in under Aktivitet – Löneberedning – Löneperiod eller klicka direkt på knappen Löneregistrering, du får då upp dialogrutan för Ny löneperiod. I det översta fältet ”Typ av lönekörning” väljer du Extra lönekörning i rullisten. Backa till det utbetalningsdatum och den löne- och avvikelseperiod som lönen avser. Klicka på OK. Skriv in anställningsID eller de första bokstäverna i namnet på den anställda vars lön ska korrigeras och tryck Enter. Om de fasta löneraderna laddas in kan du ta bort dem genom att markera och trycka Delete, eller högerklicka och välj Ta bort rad(er). Lägg in de lönearter och belopp som saknats, skriv ut och uppdatera.

Extra_utbetalning.PNG

Alt 3) Korrigering på nästa lön

Om en lön som redan blivit utbetald visar sig vara fel kan man göra en korrigering på nästkommande lönekörning. Det kan då vara bra att informera den anställde om detta. Om en avvikelse blivit fel kan du redan nu gå in i kalendariet och ta bort de felaktiga avvikelserna genom att markera och trycka Delete, då vitmarkeras alla avvikelser av samma typ (om du ångrar en korrigering markerar du avvikelsen och trycker Delete igen så återställs de). Obs! För att kunna korrigera uppdaterade avvikelser får ingen ny löneperiod vara upplagd. Lägg sedan in avvikelserna så som de skulle vara. På nästa lönekörning kommer dessa korrigeringar automatiskt att tas med och korrigerade avvikelser markeras med #. Om du använder kolumnerna för datum i registreringsvyn så kommer utbetalningsdatumet för korrigerad lönekörning att synas i kolumnen för From datum. På lönebeskedet kommer tillagda avvikelser utanför aktuell avvikelseperiod att synas i en lista.

Korrigera_pa_nasta_lon.PNG

Korrigera_pa_nasta_lon_2.PNG

Om andra lönearter än avvikelser har blivit fel kan du antingen lägga in det som kommande lönerader eller skriva en påminnelse till dig själv i rutan för Anteckningar på den anställda. Kommande lönerader hittar du under Uppläggning – Kommande lönerader, klicka på knappen Ny och fyll i uppgifterna för Anställd och Löneart (kom ihåg att skriva in beloppet, ev. fasta belopp från lönearten kommer inte med per automatik). Dessa rader kommer att hämtas in vid nästa lönekörning.

Kommande_lonerader.PNG

Alt 4) Extra lönekörning med spegelvänd lön

Ett annat alternativ är att spegelvända den felaktiga lönen för att sen lägga in den på nytt (spegelvändningen är viktig för att lönetotaler, ackumulatorer och ev. bokföring ska bli korrekt). Detta alternativ är nog mest aktuellt om lönen inte har betalats ut än och du vill ge ett korrekt lönebesked till den anställda utan synliga korrigeringar, men inte vill återställa en säkerhetskopia (t.ex. om det har gjorts betydande ändringar i programmet efter att säkerhetskopian togs).

Steg 1) Korrigera avvikelser i kalendariet

Börja med att gå in i kalendariet och ta bort alla avvikelser i avvikelseperioden som lönen avser (Obs! Ingen ny löneperiod får vara upplagd). Detta gör du genom att klicka på en avvikelse och trycka Delete, då vitmarkeras alla avvikelser av samma typ. 

Korrigera_avvikelser_i_kalendariet.PNG

Steg 2) Spegelvänd lönen

Gå in under Aktivitet – Löneberedning – Löneperiod eller klicka direkt på knappen Löneregistrering, du får då upp dialogrutan för Ny löneperiod. I det översta fältet ”Typ av lönekörning” väljer du Extra lönekörning i rullisten. Backa till det utbetalningsdatum och den löne- och avvikelseperiod som lönen avser. Klicka på OK. Skriv in anställningsID eller de första bokstäverna i namnet på den anställda vars lön ska korrigeras och tryck Enter. De fasta löneraderna kommer då att laddas in – sätt ett minus framför siffran i kolumnen för antal (se till att använda samma antal som i den ordinarie lönekörningen). Klicka sen på knappen Avvikelser och välj Hämta avvikelser för perioden, då laddas de korrigerade avvikelserna in och får en # framför sig. Lägg in ev. andra lönearter och vänd på antalet på samma vis som med de fasta löneraderna. Kontrollera att allt som var med på den ordinarie lönekörningen har kommit med men med spegelvänt antal/belopp. Skriv ut lönebeskedet och uppdatera lönekörningen. 

Spegelvanda_lonen.PNG

Steg 3) Lägg in den korrekta lönen

När den spegelvända lönen är uppdaterad är det dags att lägga in lönen så som den skulle ha varit. Lägg upp en Extra lönekörning igen på samma vis som ovan. Lägg in korrekta avvikelser antingen i kalendariet eller via knappen Avvikelser i löneregistreringen samt ev. andra lönearter. Kontrollera lönen att den nu är rätt, skriv ut och uppdatera. 

Lagg_in_den_korrekta_lonen.PNG

Lagg_in_den_korrekta_lonen_2.PNG

Steg 4) Om du använder betalfil

Om du har ställt in i programmet att det ska skapas en betalfil till banken i samband med uppdateringen kan du skapa en ny som bara innehåller de korrekta lönerna. Gå in under Aktivitet – Återställ lönekörning. I listan markerar du de löner som ska ingå i den nya betalfilen (alltså varken den felaktiga eller den spegelvända lönen tas med) och klickar på knappen Fil till Bgc. Om den felaktiga betalfilen redan har laddats upp till banken måste du stoppa den och ladda upp den nya.

Betalfil.PNG


”Om du har problem att visa sidan, klicka här för att åtgärda felet. ”

Nyheter - Blev lönen fel i BL Lön Plus? - ctl00_twimg Fjärrsupport: